Zarządzenie Nr 5/12
Kierownika Urzędu

z dnia 17 maja 2012 r.

w sprawie dalszego wdrażania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt w Urzędzie Gminy Mielnik.

     Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U.z 2001 r Nr 142,poz. 1591 z późniejszymi zmianami) oraz §2 ust. 1 załącznika do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U.nr 14,poz. 67) zarządzam co następuje:

§ 1. Ustala się katalog klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w urzędzie, o którym mowa w zarządzeniu Nr 9/11 z dnia 16 marca 2011r. Kierownika Urzędu stanowiący załącznik Nr 1 do Zarządzenia.

§ 2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych powołanego Zarządzeniem Nr 10/11 z dnia 16 marca 2011r. Kierownika Urzędu należy w szczególności:

1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych,
2) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności,
3) nadzór nad zarządzaniem dokumentacją elektroniczną zgromadzoną w składzie chronologicznym Urzędu,
4) zapewnienie przekazania dokumentacji o której mowa w pkt. 3 do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w  instrukcji archiwalnej,
5) nadzór nad zarządzaniem informatycznymi nośnikami danych zawierającymi dokumentację w  postaci elektronicznej zgromadzonymi w składzie elektronicznych nośników danych Urzędu po 1 stycznia 2011r.,
6) współpraca z kierownikami referatów oraz samodzielnymi stanowiskami pracy w zakresie zapewniania właściwego postępowania z dokumentacją,
7) informowanie kierownika urzędu o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie,
8) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w urzędzie.

§ 3. 1. Przesyłki adresowane do Urzędu podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających prowadzonym w formie elektronicznej.

   2. Przesyłki, których adresatem jest Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w  Punkcie Obsługi Klienta z wyłączeniem przesyłek:

1) adresowanych imiennie z zastrzeżeniem przekazania do,, rąk własnych,, oraz prywatnych o jednoznacznych cechach prywatności (adres zamieszkania),
2) przesyłek sądowych adresowanych imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie ,
3) stanowiących oferty składane na podstawie przypisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.  z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm.),
4) będących ofertami zatrudnienia w urzędzie,
5) stanowiących oferty składane przez organizacje pozarządowe do realizacji zadań własnych samorządu w w trybie ustaw  o sporcie i działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
6) opatrzonych klauzulą zastrzeżone lub poufne zgodnie z ustawą o ochrnie informacji niejawnych.

    3. Ze względu na obowiązek rejestrowania w innych systemach informatycznych rejestracji w EZD nie podlegają:

1) wnioski w sprawach wydawania dowodu osobistego,
2) wnioski o zameldowanie i wymeldowanie,
3) wnioski w sprawach wpisu do ewidencji CEIDG.

§ 4. 1. Wpływy na nośniku papierowym w sprawach nie objętych podst awowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane w całości z zastrzeżeniem ust.3.

   2. Po naniesieniu numeru systemowego pismo odkładane zostaje do składu chronologicznego.

   3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:

1) rozmiar strony większy niż A4,
2) liczbę stron większą niż 10 (nie dotyczy protokołów kontroli zewnętrznych),
3) postać inną niż papierowa,
4) postać lub formę niemożliwą do skanowania,
5) pisma w sprawach prowadzonych systemem tradycyjnym.

§ 5. Ustala się, iż maksymalna wielkość przesyłki przekazywanej do urzędu na informatycznym nośniku danych, które włącza się bezpośrednio do EZD wynosi 10MB.

§ 6. 1. W celu przechowywania dokumentacji elektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD, tworzy się w Biurze Obsługi Klienta składy chronologiczne.

   2. W celu przechowywania informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej tworzy się w Biurze Obsługi Klienta składy informatycznych nośników danych.

   3. Dokumentacja o której mowa w ust. 1 oraz informatyczne nośniki danych powinny być chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

§ 7. 1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry w EZD:

1) rejestr przesyłek wpływających
2) rejestr przesyłek wychodzących

   2. Dopuszcza się prowadzenia możliwych do zrealizowania w EZD innych rejestrów i ewidencji.

§ 8. 1. Dekretacja pism których sprawy prowadzone są elektronicznie odbywa się wyłącznie w systemie EZD. Pozostałe pisma - ich dekretacja odbywa sie ręcznie na papierze.

   2. Po złożeniu dekretacji elektronicznej na wpływach stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, stosuje się dekretację zastępczą.

   3. Dekretacji w systemie EZD nie podlegają przesyłki stanowiące

1) faktury,
2) tytuły wykonawcze,
3) oferty składane na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z. 2010r. Nr. 113, poz. 759 z późn. zm.).
4) oferty zatrudnienia w urzędzie do Urzędzie.

§ 9. 1. Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między referatami i samodzielnymi stanowiskami odbywa się w postaci elektronicznej.

§ 10. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik Nr 2 do Zarządzenia.

   2. Zasady podpisywania aktów prawnych, decyzji i pism określa regulamin organizacyjny Urzędu.

   3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez Urząd Gminy Mielnik i Wójta Gminy Mielnik zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu stosowne pieczęcie z możliwością zamieszczenia z prawej strony pieczęci - herbu gminy.

§ 11. 1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie prowadzi się spis spraw, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia.

   2. Spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych zawierających dokumentację spraw zakończonych.

   3. Każdą teczka aktowa powinna być opisana zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr. 4 do zarządzenia.

§ 12. 1. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy.

   2. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące elementy, umieszczone po sobie wg. podanej kolejności i oddziela kropką w następujący sposób: FN.3140.7.2012, gdzie:

1) FN to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 3140 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 7 to liczba określająca siódmą sprawę rozpoczętą w roku w komórce organizacyjnej oznaczonej FN w ramach symbolu klasyfikacyjnego 3140;
4) 2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

   3. W przypadku konieczności wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory (podteczka), znak sprawy konstruuje się następująco: FN.3140.7.4.2012, gdzie 4 to liczba określająca czwartą sprawę w ramach wydzielonej grupy spraw, oznaczonej liczbą 7 .

   4. Organizując pismo znakiem sprawy, po znaku sprawy mozna umieścić symbol literowy prowadzącego sprawę w następujący sposób FN.3140.7.4.2011.AK gdzie AK, to pierwsza litera imienia i nazwiska prowadzącego sprawę.

§ 13. 1. Wyodrębnia się dokumentację nie tworzącą akt sprawy, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

   2. Dokumentację, o której mowa w ust.1, stanowią w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawianie przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe);
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określanego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);
10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

§ 14. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, sporządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.

   2. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzana w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego. W celu uwierzytelnienia wydruku należy umieścić następującą treść:

„Stwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym (nr ID……..) podpisanym bezpiecznym podpisem elektronicznym w dniu …………………. przez ........................................................ (imię i nazwisko, stanowisko służbowe).”.

   3. Pod treścią uwierzytelnienia należy umieścić co najmniej elementy informacyjne:

1) kto sporządził kopię (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe);
2) datę sporządzenia wydruku;
3) pieczęć Urzędu.

§ 15. Przesyłki wychodzące podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wychodzących prowadzonych w systemie EZD.

§ 16. Przekazywanie akt spraw, dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym oraz informatycznych nośników danych do Archiwum Zakładowego Urzędu odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, których wzory określają załączniki Nr 5 i Nr 6.

§ 17. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 18. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 01 stycznia br..