Zarządzenie Nr 10/19
Kierownika Urzędu

z dnia 12 lipca 2019 r.

w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Na podstawie art. 8 ust. 2 i art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316, zm. poz. 1608, 1669, 2435; z 2019r. poz. 730) zarządzam co następuje:

§ 1. W Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (Zarządzenie Nr 3/15 Kierownika Urzędu z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), wprowadza się następujące zmiany:

1) W § 1. dodaje się pkt. 3 o treści:

„3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (RODO).”;

2) dodaje się § 9a. o treści:

„§ 9a. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyznawania ulg i świadczeń oraz dopłat z Zakładowego     Funduszu Świadczeń Socjalnych tworzonego w Urzędzie Gminy oraz Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej na podstawie wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, stanowiącej załącznik Nr 1 do Regulaminu.”.

3. W § 11. ust.1 i 4 otrzymują nowe brzmienie:

„1. Wszystkie osoby zamierzające skorzystać w danym roku kalendarzowym ze świadczeń finansowych z Funduszu powinny złożyć, w nieprzekraczalnym terminie do końca kwietnia każdego roku, do Komisji Socjalnej oświadczenie o sytuacji rodzinnej i materialnej stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.”.

„4. Komisja Socjalna rozpatrując wnioski o przyznanie świadczenia finansowego z Funduszu, w razie powzięcia wątpliwości co do wiarygodności danych przedstawionych w oświadczeniu lub we wnioskach (zał.  Nr 3, 4 i 5 do regulaminu), może żądać od składającego takie oświadczenie lub wniosek, dokumentów potwierdzających te dane (np. zaświadczenie o dochodach pracownika z innego zakładu, dochodach współmałżonka, dziecka lub innego uprawnionego do korzystania z funduszu członka rodziny, zaświadczenie o uczęszczaniu dziecka do szkoły, decyzji Powiatowego Urzędu Pracy o wysokości pobieranego zasiłku dla bezrobotnych lub przyznania statusu bezrobotnego bez prawa do zasiłku; decyzja o przyznaniu emerytury, renty lub zasiłku - świadczenia przedemerytalnego wraz z ostatnią decyzją waloryzacyjną, itp.”.

4. W § 13. ust. 2 otrzymuje nowe brzmienie o treści:

„2. Do określenia sytuacji materialnej osób uprawnionych, o której mowa w ust. 1, przyjmuje się średni miesięczny dochód brutto (ustalany zgodnie z objaśnieniami do oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu) przypadający na jednego członka rodziny (tylko uprawnionego zgodnie z § 12. Regulaminu do pomocy socjalnej) wspólnie zamieszkującego i prowadzącego wspólnie gospodarstwo domowe, osiągnięty w roku kalendarzowym poprzedzającym rok ubiegania się o świadczenie, podzielony przez 12 i podzielony przez członków rodziny (tylko uprawnionych, na podstawie § 12, do pomocy socjalnej).”.

5. W § 13. dodaje się ust. 3 - 6 o treści:

„3. Pracownik, który podjął pracę po raz pierwszy w życiu w danym roku, podaje we wniosku przychody za czas zatrudnienia w Urzędzie, Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej.”.

„4. Pracownik, który w roku poprzedzającym przyznanie świadczenia nie osiągał dochodów lub osiągał dochody wolne od podatku, podaje w informacji o dochodach dochody za czas zatrudnienia w Urzędzie.”.

„5. Pracownik, który w roku poprzedzającym przyznanie mu świadczenia z Funduszu nie przepracował całego roku kalendarzowego podaje w informacji o dochodach, dochody za czas faktycznie przepracowany.”.

„6. Zapisy ust. 4 i 5 dotyczą również uprawnionych członków rodziny pracownika bez względu na miejsce ich zatrudnienia.”.

6. W § 27. dodaje się ust. 5 - 6 o brzmienie:

„5. Dokumenty zawierające dane osobowe szczególnych kategorii, ujawniające np. dane dotyczące zdrowia, składa się w zamkniętych kopertach, wraz z wnioskiem. Wymienione dokumenty zostaną po rozpatrzeniu wniosku niezwłocznie zwrócone.”.

„6. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia dopuszcza się osoby legitymujące się pisemnym upoważnieniem do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawców  z zachowaniem ich w tajemnicy.”.

7. § 33. otrzymuje brzmienie:

„§ 33. Pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi, świadczenia, dopłaty z Funduszu, oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Następnie przekazywane są i przechowywane przez okres zgodny z instrukcją kancelaryjną dla Urzędów Gmin. Klauzula informacyjna zgodna z art. 13 RODO (stanowi załącznik do regulaminu).”.

8. § 34. otrzymuje brzmienie:

„§ 34. Do dnia 15 października pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych w celu ustalenia  niezbędności ich dalszego przechowywania, a następnie usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne.”.

9. § 35. otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 35. Częścią Regulaminu jako uzupełnienie jego postanowień są załączniki:
1) załącznik Nr 1 zgoda na przetwarzanie danych osobowych umożliwiających korzystanie z ZFŚS,
2) załącznik Nr 2 - tabela wysokości świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS i dopłat do tych świadczeń: wraz z tabelami  od 1 do 6,
3) załącznik Nr 3 - oświadczenie o sytuacji rodzinnej i materialnej osoby zamierzającej skorzystać z ulgowych świadczeń socjalnych finansowych z ZFŚS,
4) załącznik Nr 4 - wniosek o przyznanie świadczenia socjalnego z ZFŚS,
5) załącznik Nr 5 - wniosek o wypłatę dofinansowania do wypoczynku urlopowego organizowanego we własnym zakresie,
6) załącznik Nr 6 - wzór umowy w sprawie pożyczki z ZFŚS,
7) załącznik Nr 7 - klauzula informacyjna zgodnie z art 13 RODO.”.

§ 2. Zmiany Regulaminu zostały uzgodnione z przedstawicielem pracowników jednostek organizacyjnych tworzących fundusz.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt

dr Marcin Urbański