Zarządzenie Nr 9/15
Kierownika Urzędu

z dnia 6 listopada 2015 r.

w sprawie wdrożenia teleinformatycznego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy Mielnik

     Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. (tj. Dz. U. z 2015r, poz. 1515) i w związku z Zarządzeniem Nr 9/11 Kierownika Urzędu z dnia 16 marca 2011r. w sprawie wyboru systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Mielnik, zarządzam co następuje:

§ 1. 1. Z dniem 01 stycznia 2016 roku wprowadzam w Urzędzie Gminy Mielnik teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej EZD) SmartDoc-firmy MAXTO Sp zo.o. jako system wspomagający.

2. Obowiązującym systemem prowadzenia dokumentacji w dalszym ciągu jest system tradycyjny.

3. Obowiązującym dotychczas w Urzędzie system wspomagający FlowER Urząd użytkowany będzie do końca br. lub też do ostatecznego załatwienia danej sprawy wpływającej w roku 2015, następnie zostanie zarchiwizowany i przekazany ze składem chronologicznym do zakładowego archiwum.

§ 2. 1. W okresie przyjściowym tj. od wejścia w życie zarządzenia do momentu uruchomienia wersji produkcyjnej tj. 01 stycznia 2015 roku całość dokumentacji wpływającej do Urzędu rejestrowana będzie w systemie EZD za wyjątkiem dokumentacji nie podlegającej rejestracji.

2. Zobowiązuję pracowników do korzystania z systemu SmartDoc celem poprawnego jego wdrożenia do tzw. wersji produkcyjnej.

3. Wszelkie uwagi, spostrzeżenia i sugestie co do jego funkcjonalności i poprawności funkcjonowania systemu kierować na stanowisko inspektor ds. informatyki i systemów komputerowych w referacie OSO.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 listopada 2015 roku.